Häufige Fehler bei der GoBD-Umsetzung
Die fünf größten Missverständnisse zur digitalen Buchführung und wie du sie vermeidest — spart dir später Zeit und mögliche Probleme.
Was ist GoBD eigentlich?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” — eine mächtige Menge Worte für etwas Wichtiges. Kurz gesagt: Die Finanzbehörden haben Regeln aufgestellt, wie deine digitale Buchführung aussehen muss.
Das Problem? Viele Unternehmer implementieren die GoBD, machen dabei aber immer wieder die gleichen Fehler. Nicht, weil sie nachlässig sind, sondern weil die Anforderungen manchmal verwirrend wirken. Wir’ve identified die fünf häufigsten Stolpersteine — und wie du sie umgehst.
Warum das wichtig ist
Fehler bei der GoBD-Umsetzung können zu Vorwürfen der Ordnungswidrigkeit führen. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Die gute Nachricht? Mit dem richtigen Wissen lässt sich das vermeiden.
Die fünf Fehler, die du kennen solltest
Hier sind die Probleme, die wir immer wieder sehen — und konkrete Lösungen für jedes davon.
Falsche Archivierung von Originalbelegen
Viele Unternehmen scannen Rechnungen und Belege, speichern sie dann irgendwo auf dem Computer — und denken, das ist GoBD-konform. Nicht ganz. Die GoBD verlangt, dass digitalisierte Originale revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet: manipulationssicher, nachvollziehbar und zeitlich unveränderbar.
Die Lösung: Nutze eine zertifizierte Archivierungslösung oder ein System mit Versionskontrolle und Audit-Log. Deine Scans sollten mit Metadaten (Datum, Zeit, Benutzer) versehen sein und nicht nachträglich verändert werden können.
Unvollständige oder fehlende Dokumentation
Das ist häufig das Problem: Unternehmen erfassen zwar ihre Transaktionen digital, dokumentieren aber nicht, WIE das System funktioniert. Wenn der Prüfer kommt und sagt „Zeig mir dein Buchführungssystem”, kannst du das nicht erklären? Das ist ein rotes Tuch für die Finanzbehörden.
Die Lösung: Erstelle eine Dokumentation deiner Buchführungsprozesse. Beschreibe, welche Software du nutzt, wie Daten eingegeben werden, welche Kontrollen es gibt. Das muss nicht 50 Seiten sein — eine prägnante Beschreibung reicht aus.
Fehlende Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Du änderst eine Rechnung nach dem Speichern? Du löschst versehentlich einen Beleg? Das Problem: Die GoBD fordert, dass jede Änderung in der Buchführung nachvollziehbar sein muss. Das ist nicht „nice to have” — das ist Pflicht. Viele Buchhaltungssysteme erfüllen das nicht automatisch.
Die Lösung: Achte bei der Wahl deiner Buchhaltungssoftware darauf, dass sie ein Audit-Trail oder Change-Log führt. Das sollte zeigen: Wer hat wann was geändert? Idealerweise können Änderungen nicht rückgängig gemacht werden — nur neue Einträge sind möglich (Append-Only-Prinzip).
Unzureichende Aufbewahrungszeiten
Du denkst, nach zwei Jahren kannst du alte Belege löschen? Nicht ganz. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind länger als viele denken — und sie unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Wer hier zu früh aufräumt, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Die Lösung: Speichere Buchungsbelege mindestens 10 Jahre, Geschäftskorrespondenz 6 Jahre. Nutze ein System mit automatischen Aufbewahrungsrichtlinien oder erstelle zumindest eine klare Übersicht, wie lange was bei dir gespeichert wird. Das sollte Teil deiner Dokumentation sein.
Zu späte oder unvollständige Digitalisierung
Viele kleinere Unternehmen digitalisieren erst Jahre später — wenn sie eine Betriebsprüfung ankündigen oder ein Problem auftaucht. Das ist stressig und teuer. Noch schlimmer: Wenn du nur einen Teil deiner Belege digitalisiert hast, sieht das nach „selektiver Dokumentation” aus. Das wirkt verdächtig.
Die Lösung: Digitalisiere laufend und vollständig. Alle Belege — nicht nur die, die dir wichtig erscheinen. Das sollte Teil deines regulären Prozesses sein: Beleg kommt rein, wird gescannt, wird archiviert. Punkt. So vermeidest du große Digitalisierungsprojekte und hast immer eine vollständige Historie.
So setzt du GoBD richtig um
Die Fehler zu kennen ist ein guter Start. Aber wie setzt du es konkret um? Hier’s ein praktischer Überblick, wie GoBD-konforme Buchführung funktioniert.
Prozess etablieren
Definiere klar: Welche Software nutzt du? Wie werden Belege eingegeben? Wer macht das? Das sollte dokumentiert sein.
System wählen
Wähle eine Software, die GoBD-konform ist. Das muss nicht teuer sein — es sollte nur ein Audit-Trail haben und revisionssicher archivieren können.
Digitalisieren
Digitalisiere laufend und vollständig. Alle Belege, alle Rechnungen. Keine Ausnahmen — das ist das Wichtigste.
Regelmäßig überprüfen
Einmal pro Jahr: Sind alle Belege vorhanden? Ist die Archivierung in Ordnung? Läuft alles nach Plan? So vermeidest du unangenehme Überraschungen.
GoBD-Umsetzung: Deine Checkliste
Nutze diese Checkliste, um sicherzustellen, dass du nichts vergessen hast:
Die GoBD ist nicht dazu da, um Unternehmer zu ärgern. Sie ist dazu da, um Klarheit zu schaffen — und das ist eigentlich eine gute Sache. Mit den richtigen Prozessen wird es zur Routine.
— Steuerberater Martin K., München
Fazit: GoBD ist machbar
Die GoBD ist nicht kompliziert — wenn du die häufigsten Fehler vermeidest. Es geht um drei Dinge: vollständige Digitalisierung, revisionssichere Archivierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Das ist mit den richtigen Tools durchaus zu bewältigen.
Der beste Zeitpunkt zu starten? Jetzt. Nicht erst wenn’s brennt oder ein Prüfer anruft. Je eher du dich damit auseinandersetzt, desto entspannter ist die ganze Sache — und desto weniger Zeit kostet es dich später.
Brauchst du noch mehr Informationen?
Die folgenden Artikel helfen dir, noch tiefer in die GoBD-Anforderungen einzusteigen und dein System praktisch umzusetzen.
Weiterführende Artikel
Wichtiger Hinweis
Dieser Artikel bietet eine Übersicht über häufige Fehler bei der GoBD-Umsetzung zu Informationszwecken. Die Anforderungen können sich je nach Branche, Unternehmensgröße und individueller Situation unterscheiden. Für rechtliche oder steuerliche Fragen solltest du immer einen qualifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt konsultieren. Die GoBD wird regelmäßig aktualisiert — überprüfe daher immer die aktuellen Anforderungen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).