GoBD-Anforderungen für kleine und mittlere Unternehmen
Ein praktischer Überblick über die wichtigsten digitalen Compliance-Standards, die jedes KMU kennen sollte — ohne unnötige technische Details.
Was ist GoBD und warum betrifft es dein Unternehmen?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Ja, das ist eine lange Bezeichnung — aber im Kern geht’s um eine einfache Idee: Wenn du deine Buchhaltung digital führst, musst du bestimmte Regeln beachten.
Die gute Nachricht? Du brauchst nicht alles auf einmal zu verstehen. GoBD ist weniger kompliziert, als es klingt. Es geht hauptsächlich darum, deine digitalen Belege ordnungsgemäß zu speichern und deine Buchhaltung nachvollziehbar zu gestalten. Wir zeigen dir, worauf es wirklich ankommt.
Die Kernregel: Deine digitale Buchhaltung muss genauso zuverlässig und überprüfbar sein wie eine Papiervariante — nur eben elektronisch.
Die fünf Kernvoraussetzungen der GoBD
GoBD stellt keine Anforderungen an spezifische Software oder Systeme. Stattdessen legt es fest, wie du deine digitale Buchhaltung gestalten musst. Hier sind die wichtigsten Anforderungen:
Authentizität und Integrität
Deine Belege müssen echt sein und dürfen nach der Speicherung nicht verändert werden. Das heißt: Wenn eine Rechnung einmal abgespeichert ist, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.
Lesbarkeit
Alle Belege müssen jederzeit lesbar und aufrufbar sein. Veraltete Dateiformate sind nicht erlaubt. Du musst sicherstellen, dass die Dokumente auch in 10 Jahren noch gelesen werden können.
Nachvollziehbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein. Das bedeutet: Von der Rechnung bis zur Zahlung muss alles nachvollzogen werden können. Keine Lücken, keine Unklarheiten.
Vollständigkeit
Alle geschäftsrelevanten Belege müssen vorhanden sein. Du kannst nicht einfach bestimmte Rechnungen „vergessen”. Die Buchhaltung muss vollständig sein — ohne Ausnahmen.
Ordnungsgemäßheit
Deine Speicherung, Archivierung und Verwaltung müssen nach bestimmten Standards erfolgen. Das heißt: Strukturierte Ablagen, klare Zuordnungen, professionelle Verwaltung.
So setzt du GoBD in deinem Unternehmen um
Die Theorie ist eine Sache — aber wie funktioniert’s in der Praxis? Hier sind die konkreten Schritte, die du gehen solltest:
Schritt 1: Digitalisierung einführen
Wenn du noch mit Papierkram arbeitest, wird’s Zeit für die Digitalisierung. Das heißt nicht, dass du ein teures System kaufen musst. Viele Buchhaltungsprogramme sind auch als kleine Lösungen erhältlich und erfüllen die GoBD-Anforderungen.
Schritt 2: Speicherung planen
Entscheide dich für eine sichere Speicherlösung. Cloud-Systeme sind erlaubt — allerdings nur, wenn sie GoBD-konform sind. Viele bekannte Anbieter (wie die großen Buchhaltungssoftwares) erfüllen diese Standards bereits.
Schritt 3: Dokumentation festlegen
Schreibe auf, wie du deine Belege verwaltest. Das klingt bürokratisch, ist aber wichtig: Ein einfaches Dokument mit Aufbewahrungsrichtlinien, Benennungskonventionen und Zuständigkeiten reicht aus.
Schritt 4: Belege systematisch sammeln
Jede Rechnung, jeder Kontoauszug, jeder Beleg muss in dein System. Das heißt: Keine Zettel mehr im Schrank, alles digital und strukturiert abgelegt. Nutze klare Ordnerstrukturen oder Tags in deiner Software.
Schritt 5: Regelmäßige Überprüfung
GoBD ist kein einmaliger Prozess. Du solltest regelmäßig (mindestens einmal pro Jahr) überprüfen, ob deine Speicherung und Archivierung noch den Standards entspricht. Besonders wichtig: Prüfe, ob alle Dateiformate noch lesbar sind.
Speicherung und Aufbewahrung — was du beachten musst
Wo und wie du deine Belege speicherst, ist entscheidend. Es gibt hier ein paar konkrete Anforderungen:
Aufbewahrungsdauer
Geschäftliche Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und gilt für alle Unternehmen. Nach 10 Jahren kannst du sie löschen — aber nicht vorher.
Speicherorte
Cloud-Speicher sind erlaubt und sogar empfohlen. Wichtig ist: Der Anbieter muss sichere Backups machen und Datenschutz gewährleisten. Lokale Speicherung auf einem Server geht auch — aber dann brauchst du Backups und ein Notfallkonzept.
Dateiformate
PDF ist das sicherste Format für langfristige Archivierung. Speichere deine Belege in PDF statt in Excel oder Word. Das garantiert, dass die Dateien auch in 10 Jahren noch lesbar sind.
Zugriffskontrolle
Nicht jeder sollte alle Belege sehen können. Regele, wer Zugriff auf deine Buchhaltungsdaten hat. Das ist sowohl eine GoBD-Anforderung als auch ein Datenschutzthema.
Häufige Fehler — und wie du sie vermeidest
Viele KMUs machen beim Thema GoBD die gleichen Fehler. Wir zeigen dir, worauf du achten solltest:
Unstrukturierte Ablage
Fehler: Alle Belege in einen Ordner werfen. Besser: Strukturierte Ablagen nach Monaten, Kategorien oder Kunden. Das macht die Prüfung leichter.
Falsche Dateiformate
Fehler: Belege in Word oder Excel speichern. Besser: Immer PDF verwenden. Das garantiert langfristige Lesbarkeit und Bearbeitungsschutz.
Belege nachträglich ändern
Fehler: Rechnungen oder Belege nachträglich bearbeiten. Besser: Nutze eine Software, die Änderungen protokolliert und Original-Versionen sichert.
Zu früh löschen
Fehler: Belege nach 3 Jahren löschen. Besser: 10 Jahre aufbewahren. Das ist Gesetz. Früher löschen kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
Ungesicherte Cloud-Lösungen
Fehler: Belege auf unsicherem Cloud-Speicher ablegen. Besser: Nur zertifizierte, sichere Cloud-Lösungen verwenden oder lokale Speicherung mit Backups.
Keine Dokumentation
Fehler: Einfach machen, ohne es aufzuschreiben. Besser: Ein einfaches Dokument mit deinen Richtlinien. Das zeigt Professionalität und hilft bei Prüfungen.
Das Wichtigste in Kürze
GoBD ist nicht kompliziert, wenn du die Grundregeln befolgst. Hier’s die Zusammenfassung:
- Digitalisiere deine Buchhaltung — Papier ist out.
- Speichere alle Belege sicher und strukturiert ab — mindestens 10 Jahre lang.
- Verwende sichere Dateiformate wie PDF — keine Word- oder Excel-Dateien.
- Dokumentiere deine Prozesse — ein einfaches Richtlinien-Dokument reicht.
- Ändere Belege nicht nachträglich — Authentizität ist entscheidend.
- Überprüfe regelmäßig, ob deine Lösung noch GoBD-konform ist.
Die gute Nachricht: Du musst nicht alles selbst machen. Es gibt viele Buchhaltungssoftwares, die GoBD-Anforderungen bereits erfüllen. Wähle eine aus, die zu deinem Unternehmen passt, und du bist auf der sicheren Seite.
Hinweis zur Informationen
Die hier bereitgestellten Informationen zu GoBD-Anforderungen sind zu Bildungszwecken gedacht und stellen keine rechtsverbindliche Beratung dar. GoBD-Vorschriften sind komplex und können sich ändern. Für dein spezifisches Unternehmen empfehlen wir, einen Steuerberater oder eine Buchhaltungsfachperson zu konsultieren, um sicherzustellen, dass deine Lösung den aktuellen Anforderungen entspricht. Die Verantwortung für die GoBD-Konformität liegt bei dir als Unternehmer.
