Digitale Archivierung nach GoBD-Standard

Wie du deine Belege und Rechnungen digital speicherst, ohne gegen die Vorschriften zu verstoßen — praktische Lösungen für den Alltag.

9 min Lesezeit Anfänger Februar 2026

Computerbild mit Buchhaltungssoftware und Dateneingabe auf dem Monitor

Die digitale Archivierung ist längst kein Zukunftsgedanke mehr

Die GoBD-Verordnung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt, wie Unternehmen ihre Dokumente speichern müssen. Und ehrlich gesagt: Viele Unternehmer sind sich unsicher, ob sie das richtig machen.

Das Problem ist nicht die digitale Speicherung selbst — die ist eigentlich ziemlich praktisch. Das Problem ist, dass es spezifische Anforderungen gibt, die du erfüllen musst. Ignorierst du sie, kann das teuer werden. Aber keine Sorge: Mit dem richtigen System ist es deutlich einfacher, als es klingt.

Digitale Dokumentenverwaltung mit Ordnersystem und Dateistruktur auf Computerbildschirm

Was genau verlangt die GoBD von dir?

Die Vorschrift verlangt, dass digitale Aufzeichnungen folgende Merkmale haben:

Vollständigkeit: Alle Belege müssen archiviert werden — nicht nur die wichtigen.
Authentizität: Du musst nachweisen können, dass das Dokument von dir stammt.
Integrität: Das Dokument darf nach der Speicherung nicht mehr verändert werden können.
Lesbarkeit: Alle Daten müssen jederzeit verfügbar und lesbar sein.
Nachvollziehbarkeit: Du brauchst ein System, das zeigt, wer was wann geändert hat.

Das klingt streng, aber es gibt gute Gründe dafür. Die GoBD schützt dich vor Datenmanipulation und sorgt dafür, dass das Finanzamt deine Unterlagen überprüfen kann.

Sicherheitskonzept mit verschlossenem Datenschutz und Authentifizierung auf digitalem Bildschirm

Cloud-Speicherlösung mit Datenbackup und redundanter Sicherung

Wo und wie speicherst du deine Dokumente?

Du kannst deine Dokumente auf mehreren Wegen speichern — aber nicht jeder erfüllt die GoBD:

Cloud-Lösungen

Cloud-Systeme wie Nextcloud oder Microsoft 365 funktionieren, solange sie mit Verschlüsselung arbeiten und Zugriffsprotokolle führen. Der Vorteil: Du kannst von überall arbeiten und deine Daten sind automatisch gesichert.

Spezialisierte Archivsoftware

Es gibt Programme, die speziell für GoBD-Archivierung entwickelt wurden. Sie protokollieren jede Änderung automatisch und sperren Dokumente nach der Ablage. Das ist oft die sicherste Option.

Externe Festplatte (nicht ideal!)

Eine externe Festplatte ist nicht das Problem — aber du musst dokumentieren, wie du die Daten schützt. Das ist aufwendig und fehleranfällig.

Ein praktischer Workflow für dein Unternehmen

So implementierst du die GoBD-Anforderungen schrittweise

Bestandsaufnahme machen

Schau dir an, welche Dokumente du aktuell hast und wie du sie speicherst. Rechnungen, Belege, Verträge — alles muss erfasst werden. Das dauert ein paar Stunden, aber es gibt dir einen klaren Überblick.

Das richtige System wählen

Entscheide dich für eine Speicherlösung. Manche Unternehmer wählen eine spezialisierte Archivsoftware, andere vertrauen auf verschlüsselte Cloud-Systeme. Es kommt auf deine Größe und dein Budget an.

Dokumentation aufbauen

Halte fest, wie dein System funktioniert. Welche Verschlüsselung nutzt du? Wer hat Zugriff? Wie lange werden Daten gespeichert? Diese Dokumentation ist dein Schutzschild beim Finanzamt.

Regelmäßig überprüfen

Führe mindestens einmal pro Quartal eine Kontrolle durch. Sind alle Dokumente archiviert? Funktioniert deine Verschlüsselung noch? Das verhindert böse Überraschungen.

Häufige Fehler bei der Umsetzung

Manche Unternehmer machen Fehler, die später teuer werden. Hier sind die häufigsten:

Fehler 1: Keine Dokumentation

Du hast ein System, aber du schreibst nicht auf, wie es funktioniert. Das ist riskant. Beim Finanzamt musst du nachweisen können, dass dein System GoBD-konform ist.

Fehler 2: Duplikate speichern

Manche Leute speichern Belege mehrfach — einmal im System, einmal auf der Festplatte, einmal in der Cloud. Das führt zu Verwirrung und verstößt gegen die Anforderungen.

Fehler 3: Zu lax mit Backups

Du brauchst regelmäßige Backups, aber nicht auf dem gleichen Server. Wenn dein System gehackt wird, brauchst du eine sichere Kopie — auf einem anderen Speicherort.

Fehler 4: Alte Papierbelege ignorieren

Wenn du noch Papierbelege hast, musst du sie auch scannen. Das ist nicht optional. Die GoBD verlangt, dass alles digital verfügbar ist.

Warnsymbol mit fehlerhaften Dokumenten und Audit-Überprüfung

Tools und Systeme, die funktionieren

Bewährte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen

Nextcloud

Open-Source Cloud-System mit Verschlüsselung. Du kannst es selbst hosten oder externe Server nutzen. Sehr flexibel und datenschutzfreundlich.

DocuWare

Spezialisierte Archivsoftware für Unternehmen. Protokolliert alles automatisch und erfüllt alle GoBD-Anforderungen. Etwas teurer, aber sehr zuverlässig.

Microsoft 365

Mit den richtigen Einstellungen kann Microsoft 365 GoBD-konform sein. Besonders praktisch, wenn du bereits Office nutzt.

Teamdrive

Spezielle Cloud-Lösung für Deutschland mit hohem Datenschutz. Alle Daten bleiben in Deutschland und sind verschlüsselt.

Scopevisio

All-in-One Lösung für Buchhaltung und Dokumentenmanagement. Speziell für deutsche Anforderungen entwickelt.

Evernote Business

Einfache Notiz- und Dokumentenverwaltung. Nicht spezialisiert auf GoBD, aber mit zusätzlichen Maßnahmen nutzbar.

Die GoBD ist kein Hindernis — sie ist eine Chance. Wer sein System richtig aufbaut, spart Zeit bei der Buchführung und hat beim Finanzamt weniger Probleme. Am Ende ist es eine Win-Win-Situation.
— Steuerberater im Gespräch

Fazit: Digitale Archivierung ist machbar

Die GoBD-Anforderungen sehen auf den ersten Blick kompliziert aus. Aber mit einem klaren Plan und den richtigen Tools schaffst du das. Es kommt darauf an, dass du:

Alle Dokumente zentral speicherst — nicht verstreut auf verschiedenen Geräten
Dein System dokumentierst — damit das Finanzamt versteht, wie es funktioniert
Regelmäßig überprüfst — damit nichts durchfällt
Backups machst — damit du nicht alles verlierst, wenn etwas schiefgeht

Wenn du das alles befolgst, schläfst du nachts ruhiger. Und sollte das Finanzamt eine Betriebsprüfung machen, bist du gut vorbereitet.

Bereit, dein System umzustellen?

Beginne mit einer Bestandsaufnahme deiner aktuellen Dokumente. Eine bis zwei Stunden Arbeit, die dir viel Zeit spart.

Weitere Informationen anfordern

Wichtiger Hinweis

Diese Artikel stellt allgemeine Informationen zur digitalen Archivierung nach GoBD zur Verfügung. Es ist keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die genauen Anforderungen können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Wir empfehlen dir, einen Steuerberater oder IT-Sicherheitsexperten zu konsultieren, um sicherzustellen, dass dein System vollständig konform ist. Die GoBD wird regelmäßig aktualisiert — überprüfe daher immer die neuesten Richtlinien auf der Website der Finanzbehörden.